Система электронного документооборота ПФР

Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

- Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока доку-ментов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

- Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в лю-бое время суток;

- Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представ-ленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

- Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

- При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

- Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документо-оборота с территориальным органом ПФР.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного до-кументооборота».

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

- программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

- криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, отно-сящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и кото-рое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

- услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР ;

- проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использо-вания СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, маг-нитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

- Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного до-кументооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить фор-му заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и за-ключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного докумен-тооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

Особенности электронного документооборота в ПФР.

- Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка

осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

- Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

- В соответствии с требованиями федерального закона "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие дей-ствия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографиче-ских ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.